Samlet Microsoft 365 onboarding med mail, filer, sikkerhed og backup
En virksomhed med flere domæner og spredt IT setup fik samlet mail, filer, Office, SharePoint og backup i ét Microsoft 365 miljø — med lavere licensomkostninger og bedre kontrol over data.
Kort om opgaven
En virksomhed med flere domæner og spredt IT setup havde mail hos forskellige leverandører og fildeling fordelt på private Dropbox grupper og Google Docs. Det gav manglende overblik, svært ved at styre adgang og rettigheder, og en risiko for at vigtige data lå uden for virksomhedens kontrol.
Min IT ApS hjalp kunden med en komplet onboarding til Microsoft 365, hvor mail, domæner, filer, Office pakken, Outlook, SharePoint og backup blev samlet ét sted — med færre leverandører, lavere omkostninger og en mere kontrolleret IT hverdag.
Udfordringen
Kunden havde et IT setup, hvor mail, domæner og filer var spredt på flere forskellige løsninger. Der var flere domæner med mail hos forskellige leverandører, hvilket gav manglende overblik og flere steder, hvor fejl kunne opstå.
Samtidig var fildelingen ikke samlet professionelt. Nogle filer lå i delte mapper via private Dropbox grupper, mens andre filer blev delt via Google Docs. Det gjorde det svært for kunden at holde styr på adgang og rettigheder, vide hvor den nyeste version af filer lå, og sikre virksomhedens data centralt.
Kunden havde behov for en samlet Microsoft 365 løsning, hvor mail, filer, sikkerhed og backup blev samlet ét sted — og hvor medarbejderne kunne arbejde ensartet og sikkert på tværs af virksomheden.
Samling af mail og domæner
Min IT ApS samlede kundens flere domæner i Microsoft 365 og flyttede mail fra de forskellige leverandører over i ét fælles miljø. Medarbejderne fik opsat Outlook, så de kunne arbejde videre med deres mail, kalendere og kontakter uden at miste data undervejs.
Domænerne blev konfigureret korrekt i Microsoft 365 med de nødvendige DNS indstillinger, så mail fungerede stabilt fra dag ét. Kunden fik ét samlet sted at administrere brugere, mail og adgangsrettigheder.
Min IT ApS hjalp kunden med migreringen uden særskilt migreringsgebyr som en del af den samlede Microsoft 365 aftale.
Flytning fra Dropbox og Google Docs til SharePoint
Kundens filer lå spredt i private Dropbox grupper og Google Docs, hvilket gjorde det svært at styre, hvem der havde adgang til hvad, og hvor den nyeste version af dokumenterne befandt sig.
Min IT ApS oprettede et nyt SharePoint miljø og flyttede de vigtigste fælles filer over i en struktureret opsætning med kontrollerede rettigheder. Medarbejderne fik adgang til fællesdrev direkte i File Explorer via OneDrive synkronisering, så hverdagen føltes praktisk og genkendelig.
Ved at samle fildelingen i SharePoint fik kunden bedre overblik over dokumenter, mere professionel adgangsstyring og mindre afhængighed af private konti og eksterne løsninger.
Opgaven omfattede blandt andet
- Samling af flere domæner i Microsoft 365
- Flytning af mail fra forskellige leverandører
- Opsætning af Outlook for medarbejderne
- Installation og klargøring af Office-pakken
- Oprettelse af nyt SharePoint miljø
- Flytning væk fra private Dropbox grupper og Google Docs
- Strukturering af fælles filer i SharePoint
- Gennemgang og optimering af Microsoft licenser
- Styrkelse af IT sikkerheden
- Opsætning af cloud backup til mail, SharePoint og Microsoft 365 data
Licensoptimering og sikkerhed
Min IT ApS gennemgik kundens licensbehov og fjernede unødvendige eller forkerte licenser. Kunden fik reduceret sine licensomkostninger betydeligt, fordi vi tilpassede løsningen til de faktiske behov frem for at betale for noget, der ikke blev brugt.
Ved at samle mail, filer og adgangsstyring i Microsoft 365 fjernede kunden flere points of failure. I stedet for at have data spredt på mailleverandører, private Dropbox grupper og Google Docs, blev det samlet i et kontrolleret Microsoft miljø med bedre adgangsstyring, bedre overblik og bedre mulighed for backup og genskabelse.
Løsningen styrkede kundens IT sikkerhed og gjorde deres datahåndtering mere kontrolleret og overskuelig.
Cloud backup
Kunden valgte også Min IT ApS’ cloud backup løsning. Backup løsningen giver mulighed for at genskabe vigtige Microsoft 365 data, hvis filer bliver slettet ved en fejl, ændret utilsigtet eller ramt af et hackerangreb.
Backup dækker mails, SharePoint fællesdrev og OneDrive filer, så kunden har en ekstra sikkerhedsnet ud over Microsofts standardfunktioner. Det giver ro at vide, at vigtige data kan genskabes, selv hvis noget går galt.
Resultatet
Kunden fik samlet mail, domæner, filer, Outlook, Office, SharePoint og backup i ét Microsoft 365 miljø. Resultatet var færre leverandører, færre points of failure og lavere licensomkostninger.
Kunden fik bedre overblik over brugere, mail og filer, mere professionel fildeling i SharePoint og mindre afhængighed af private Dropbox grupper og Google Docs. Adgangsstyring blev bedre, og muligheden for backup og genskabelse blev markant forbedret.
Medarbejderne blev hjulpet godt fra start med Office pakken, Outlook og SharePoint, så overgangen blev praktisk og overskuelig. Kunden har i dag en mere samlet og driftssikker Microsoft 365 løsning, der giver en lettere hverdag for alle.
Det blev der lagt vægt på
En praktisk tilgang, hvor kundens hverdag og behov stod i centrum.
Samling af mail og domæner
Flere domæner og mailkonti hos forskellige leverandører blev samlet i ét Microsoft 365 miljø.
Professionel fildeling i SharePoint
Filer fra private Dropbox grupper og Google Docs blev struktureret i et fælles SharePoint miljø med kontrolleret adgang.
Lavere licensomkostninger
En gennemgang af behovene fjernede unødvendige og forkerte licenser, så kunden sparede penge hver måned.
Styrket IT sikkerhed
Ved at samle mail, filer og adgangsstyring i ét kontrolleret miljø blev der færre points of failure og bedre overblik.
Cloud backup af Microsoft 365 data
Backup løsningen giver mulighed for at genskabe mails, SharePoint fællesdrev og OneDrive filer ved fejl eller angreb.
Relevante ydelser
Casen kombinerer flere af de ydelser, Min IT ApS leverer til virksomheder i Storkøbenhavn.
Har jeres virksomhed mail, filer og brugere spredt på flere forskellige løsninger?
Min IT ApS kan hjælpe med at samle det hele i Microsoft 365, reducere unødvendige licensomkostninger og skabe en mere sikker og overskuelig IT løsning.