SharePoint, Teams og OneDrive til virksomheder
Få en Microsoft 365 filstruktur der er nem at bruge, sikker at administrere og bygget til virksomhedens hverdag.
Min IT ApS hjælper virksomheder med at få styr på SharePoint, Teams og OneDrive, så filer, rettigheder og samarbejde fungerer enkelt og sikkert. Vi hjælper med struktur, adgangsstyring, oprydning, dokumentområder og løbende support.
Microsoft Partner · Lokal IT partner i Rødovre · Support i hele Storkøbenhavn · Struktur, rettigheder og sikkerhed
- Fælles dokumentområder i SharePoint
- Teams uden rod og uden gamle kanaler
- OneDrive til personlige arbejdsfiler
- Rettigheder, deling og backup
Hvad er forskellen på SharePoint, Teams og OneDrive?
SharePoint, Teams og OneDrive er tre værktøjer i Microsoft 365, som mange virksomheder bruger forkert, fordi rollerne ikke er klart adskilt. Når strukturen er på plads, bliver det tydeligt, hvor en fil hører hjemme, og hvem der har adgang til den.
- Teams
Bruges til samarbejde, møder, chat og kanaler. Her foregår den daglige dialog, og kanaler kan kobles til dokumentområder i SharePoint.
- SharePoint
Bruges til fælles dokumentområder, afdelinger og struktureret filhåndtering. SharePoint er virksomhedens moderne fællesdrev i skyen.
- OneDrive
Bruges til den enkelte medarbejders egne arbejdsfiler. OneDrive er personligt og bør ikke bruges som permanent fællesdrev for virksomheden.
Mange virksomheder oplever, at filer ligger blandet i personlige OneDrive mapper, Teams kanaler, gamle lokale drev og fællesmapper. Det gør det svært at finde dokumenter, svært at administrere rettigheder og svært at sikre, at vigtige data ikke forsvinder, når en medarbejder stopper.
Typiske problemer vi ser i Microsoft 365 filstruktur
Når Min IT gennemgår en virksomheds Microsoft 365 miljø, går de samme udfordringer igen. De er sjældent tegn på dårlige medarbejdere — det er tegn på, at platformen ikke er blevet sat ordentligt op fra starten.
- Filer ligger i private OneDrive mapper i stedet for fælles SharePoint områder
- Teams er oprettet uden klar struktur
- Medarbejdere kan ikke finde de rigtige dokumenter
- Rettigheder er uklare
- Tidligere medarbejdere ejer vigtige filer
- Deling til eksterne er ikke styret
- Mapper er vokset uden plan
- Der mangler dokumentation
- Der er gamle Teams og SharePoint sites ingen bruger
- Der er risiko for at følsomme data deles forkert
Sådan hjælper Min IT med SharePoint og Teams
Vi tager udgangspunkt i, hvordan virksomheden faktisk arbejder. Først kortlægger vi det eksisterende miljø, derefter rydder vi op og bygger en struktur, der både er logisk for brugerne og let at vedligeholde for IT.
- Gennemgang af nuværende struktur
- Oprydning i gamle Teams og SharePoint sites
- Ny struktur for afdelinger og dokumentområder
- Rettigheder og adgangsgrupper
- Deling med eksterne
- Flytning fra gamle fællesdrev
- OneDrive opsætning
- Synkronisering på pc'er
- Dokumentation
- Brugerintroduktion
Arbejdet kan stå alene som et projekt eller indgå som en del af IT support til virksomheder og Microsoft 365 administration.
SharePoint som fællesdrev i skyen
SharePoint fungerer for de fleste virksomheder som det moderne fællesdrev. Det kræver dog, at området er bygget op med en plan for afdelinger, projekter og rettigheder — ellers ender det som det gamle fællesdrev, bare i skyen.
- Afdelingsmapper
- Projektområder
- Rettighedsgrupper
- Versionshistorik
- Sikker deling
- Adgang fra pc, browser og mobil
- Samspil med Teams
Teams skal have en plan
Teams er stærkt til samarbejde, men bliver hurtigt rodet, hvis alle frit kan oprette nye teams og kanaler. Vi anbefaler en plan for, hvem der må oprette teams, hvordan de navngives, og hvem der har ansvaret for at rydde op, når et team ikke længere bruges.
- Navngivning
- Ejerskab
- Kanaler
- Ekstern adgang
- Arkivering af gamle teams
- Adgangsstyring
- Sammenhæng med SharePoint
OneDrive er til personlige arbejdsfiler
OneDrive fungerer godt til den enkelte medarbejders egne arbejdsfiler — kladder, noter, personlige dokumenter og igangværende opgaver. Det bør ikke bruges som permanent fællesdrev, fordi filerne så er bundet til en enkelt bruger.
Min IT hjælper med at sikre, at vigtige fælles dokumenter ligger i SharePoint, og at OneDrive er sat op, så filerne synkroniserer pålideligt på medarbejderens pc.
Sikkerhed og rettigheder
Filstruktur og sikkerhed hænger sammen. Hvis rettigheder ikke er styret, er det svært at vide, hvem der reelt kan tilgå hvilke dokumenter — og hvad der sker, når en medarbejder skifter rolle eller stopper.
- Hvem må se hvad
- Hvem må dele med eksterne
- Hvem ejer dokumentområder
- Hvad sker der når en medarbejder stopper
- MFA og adgangsstyring
- Backup af Microsoft 365
- Dokumentation af rettigheder
Vi ser sikkerhed i sammenhæng med cloud backup og SikkerMail, så virksomhedens data er beskyttet hele vejen rundt.
Migrering fra gammelt fællesdrev til Microsoft 365
Min IT hjælper virksomheder med at flytte fra et gammelt lokalt fællesdrev eller rodede mapper til SharePoint og Teams. Vi tager flytningen i kontrollerede trin, så medarbejderne hele tiden kan arbejde, og så strukturen i det nye miljø giver mening fra dag ét.
- Kortlægning
- Oprydning før flytning
- Rettighedsstruktur
- Migrering
- Test
- Brugerinstruktion
- Efterfølgende support
SharePoint, Teams og OneDrive som del af en serviceaftale
Den løbende administration af SharePoint, Teams og OneDrive kan indgå i en fast serviceaftale. Det giver virksomheden en kendt kontaktperson, faste priser og en partner, der løbende holder øje med struktur, rettigheder og oprydning.
Læs mere om vores serviceaftaler eller brug prisberegneren for en hurtig vejledende pris.
Relevant for mindre virksomheder, skoler, klinikker og bosteder
En velfungerende struktur i SharePoint, Teams og OneDrive er især relevant for organisationer, hvor flere medarbejdere skal dele dokumenter og samtidig holde styr på rettigheder og følsomme oplysninger.
- Mindre virksomheder
- Kontorer
- Klinikker
- Advokater
- Revisorer
- Skoler
- Bosteder
- Virksomheder der vil væk fra gamle fællesdrev
Læs mere om IT support til bosteder og sikre brugerprofiler.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er forskellen på SharePoint, Teams og OneDrive?
Teams er værktøjet til samarbejde, chat, møder og kanaler. SharePoint er virksomhedens fælles dokumentplatform, hvor afdelinger og projekter har deres egne områder med struktur og rettigheder. OneDrive er den enkelte medarbejders personlige arbejdsdrev. De tre værktøjer hænger sammen, men har hver sin rolle, og det er vigtigt at bruge dem efter formålet, hvis filstrukturen skal blive overskuelig.
Kan SharePoint erstatte et fællesdrev?
Ja. SharePoint fungerer for de fleste virksomheder fint som moderne fællesdrev i skyen, hvis det sættes ordentligt op. Det kræver en plan for afdelingsområder, rettighedsgrupper, navngivning og deling. Når strukturen er på plads, kan medarbejderne tilgå filerne fra pc, browser og mobil, og virksomheden slipper for at vedligeholde et lokalt filserver-fællesdrev.
Kan Min IT hjælpe med at rydde op i Teams og SharePoint?
Ja. Vi gennemgår eksisterende Teams og SharePoint sites, identificerer det der ikke længere bruges, samler relevante områder, retter op på rettigheder og arkiverer eller fjerner det, der er forældet. Resultatet er en struktur, hvor det er let at finde filer og let at administrere adgange.
Hvordan styrer man rettigheder i SharePoint?
Rettigheder i SharePoint styres typisk via Microsoft 365 grupper og dedikerede sikkerhedsgrupper i stedet for individuelle brugere. Det gør det nemmere at vedligeholde adgange, når medarbejdere starter eller stopper. Vi anbefaler at definere ejerskab pr. dokumentområde og dokumentere, hvem der må læse, redigere og dele.
Bør vi tage backup af SharePoint og Teams?
Ja. Microsoft har indbyggede muligheder for opbevaring og gendannelse, men de erstatter ikke en selvstændig backup, hvor virksomheden selv har en uafhængig kopi af data. En backup beskytter mod slettede filer, fejl fra brugere, fratrådte medarbejdere og ransomware, og giver mulighed for at gendanne historik længere tilbage.
Vil I have styr på filer og rettigheder?
Kontakt Min IT ApS for en gennemgang af jeres SharePoint, Teams og OneDrive struktur. Vi kan hjælpe med oprydning, rettigheder, sikkerhed, backup og en struktur der passer til jeres hverdag.